校属各单位、各部门：

根据全区深化教育领域腐败问题专项整治工作推进会精神，结合学校8月28日科研领域专题警示教育大会工作部署，为进一步规范我校科研经费使用管理，压实经费使用主体责任，防范科研经费使用风险，保障科研工作有序开展，全校科研经费报账工作应严格按照管理规定执行。现将有关注意事项通知如下：

一、差旅费报账管理

科研相关外出调研、学术会议参会、校企合作交流、科研数据采集等公务出行，严格执行《梧州学院差旅费管理办法（2026年修订）》。

（一）出差必须履行事前审批手续，填报《梧州学院教职工出差审批单》，依次完成项目负责人、所在单位处级及以上负责人签字审批。严禁先出差后补审批，事后补办的审批单不予认可，相关费用不予报销。

（二）报销需提交完整合规票据，交通票据、住宿发票信息要与审批行程、出差时间保持一致；参加会议需附会议通知及参会证明，开展实地调研需提供对方单位调研函或者调研记录。票据时间超出审批出差时间段的，不予报销。

（三）严禁虚构出差事由、伪造报销票据，一经发现将依规追究相关人员责任。

二、采购类报销管理

（一）报销发票抬头必须为“梧州学院”，税号准确无误，不得使用简称；发票开具内容应当与科研项目预算科目保持一致，禁止跨科目、跨类别报销。

（二）采购付款优先采用学校对公转账方式，落实“先票后付”要求，凭完整合规发票及配套附件办理付款报销。

（三）供应商不支持对公转账的，应当使用公务卡结算，同时留存刷卡小票或者电子支付凭证作为报销附件。禁止使用现金、个人微信、支付宝等私人账户垫付结算；确有特殊情况无法使用公务卡的，必须提前向计划财务处提交书面说明完成备案，未备案的不予报销。

三、物资采购招标管理

使用科研项目经费采购物资设备等需全部纳入学校采购监管，严格按照《梧州学院招标采购管理办法（2025年修订）》执行。

（一）符合学校统一采购形式的货物、服务和工程，必须由学校统一采购，任何个人、部门不得擅自变更采购方式。

（二）未达到招标限额的零散采购，必须按照办法第六章相关规定执行，保证采购来源可追溯。

（三）严禁拆分项目、化整为零规避招标，一经查实，将暂停项目经费使用，并追究相关责任人责任。

四、学生劳务费发放管理

（一）发放学生劳务费，必须提供完整的学生身份证复印件、学生证复印件，同时提供学生本人实名认证手机号码。

（二）按流程填报劳务费发放申请表，明确发放事由和金额，经所在单位审核盖章后作为附件上传至财务系统。

（三）劳务费实行银行直接拨付至学生本人银行卡账户的方式，不允许现金发放、他人代领。劳务报酬达到个税起征标准的，学校按规定代扣代缴个人所得税。

五、报账高频易错提示

结合近期报账退单情况，现将五类高频问题提示如下，请各单位、各部门重点留意：

（一）审批时效问题：出差审批单日期晚于实际出差日期，属于事后补批，不予认可。

（二）发票规范问题：发票抬头不是“梧州学院”全称、税号有误，需要退回重开发票。

（三）支付方式问题：未按规定使用公务卡，又没有提前完成书面备案，使用个人账户支付的费用不予报销。

（四）信息完整问题：申报学生劳务费时，缺少学生身份证明材料、本人实名手机号，会造成劳务费发放失败。

（五）采购合规问题：把达到招标限额的采购项目进行拆分报销，以此规避招标流程，存在纪律风险。

六、工作有关要求

（一）各单位、各部门务必及时将本通知要求传达至全体教职工，项目负责人要切实履行经费使用第一责任人职责，报账前对照上述要求梳理完善相关材料，减少报账退单。

（二）本次报账管理要求对应的制度文件，可在计划财务处报账大厅、校内门户查阅相关信息。

（三）广大教职工在报账前如有政策、材料方面疑问，可前往计划财务处报账大厅现场咨询，也可通过电话、线上渠道咨询，避免因材料不合规来回修改。

咨询地点：计划财务处报账大厅

咨询电话：0774-5822481

（四）科研经费坚持专款专用、规范透明，各环节不得简化流程、事后补审批，学校将落实常态化经费监管，对违规报销行为坚持零容忍，发现问题严肃追责。

特此通知。

计划财务处  

2026年8月29日